Thư lưu kí là gì? 📦 Nghĩa Thư lưu kí
Thư lưu ký là gì? Thư lưu ký là bản sao của văn bản, công văn hoặc thư từ được giữ lại trong hồ sơ cơ quan sau khi đã được ký duyệt và gửi đi. Đây là hoạt động quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ, giúp theo dõi và tra cứu thông tin khi cần. Cùng tìm hiểu mục đích, cách thực hiện và vai trò của thư lưu ký trong quản lý hành chính nhé!
Thư lưu ký là gì?
Thư lưu ký là bản gốc hoặc bản sao của văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt, được lưu giữ tại bộ phận văn thư hoặc hồ sơ công việc để làm căn cứ tra cứu, đối chiếu. Đây là danh từ thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng.
Trong tiếng Việt, cụm từ “thư lưu ký” được hiểu như sau:
Nghĩa gốc: “Thư” là văn bản, công văn; “lưu” là giữ lại; “ký” là đã được ký duyệt. Ghép lại có nghĩa là văn bản đã ký được lưu giữ.
Trong hành chính: Thư lưu ký là bản gốc văn bản đi được đóng dấu và lưu tại văn thư cơ quan theo quy định.
Trong doanh nghiệp: Là bản sao hợp đồng, công văn, thư từ được lưu trữ để đối chiếu khi cần thiết.
Thư lưu ký có nguồn gốc từ đâu?
Thuật ngữ “thư lưu ký” bắt nguồn từ thực tiễn công tác văn thư tại các cơ quan hành chính, nơi mọi văn bản gửi đi đều phải có bản lưu để theo dõi và làm bằng chứng pháp lý. Quy định này được nêu rõ trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Sử dụng “thư lưu ký” khi nói về việc lưu giữ văn bản đã ký ban hành trong hồ sơ cơ quan.
Cách sử dụng “Thư lưu ký”
Dưới đây là hướng dẫn cách dùng cụm từ “thư lưu ký” đúng trong tiếng Việt, kèm các ví dụ minh họa cụ thể.
Cách dùng “Thư lưu ký” trong tiếng Việt
Danh từ: Chỉ bản văn bản được lưu giữ. Ví dụ: thư lưu ký của hợp đồng, thư lưu ký công văn đi.
Trong văn nói: Thường dùng trong môi trường hành chính, văn phòng khi đề cập đến việc lưu trữ tài liệu.
Các trường hợp và ngữ cảnh sử dụng “Thư lưu ký”
Cụm từ “thư lưu ký” được dùng trong nhiều ngữ cảnh công việc hành chính:
Ví dụ 1: “Văn thư cần sắp xếp thư lưu ký theo thứ tự thời gian.”
Phân tích: Chỉ việc tổ chức lưu trữ văn bản đã ký.
Ví dụ 2: “Anh kiểm tra lại thư lưu ký xem hợp đồng đã gửi chưa.”
Phân tích: Dùng để tra cứu, đối chiếu thông tin.
Ví dụ 3: “Bản gốc công văn phải được đóng dấu và lưu làm thư lưu ký.”
Phân tích: Mô tả quy trình lưu văn bản theo quy định.
Ví dụ 4: “Thư lưu ký giúp cơ quan có bằng chứng pháp lý khi cần.”
Phân tích: Nhấn mạnh vai trò pháp lý của việc lưu trữ.
Ví dụ 5: “Tất cả thư lưu ký phải được bảo quản trong kho lưu trữ.”
Phân tích: Chỉ yêu cầu về bảo quản tài liệu.
Lỗi thường gặp khi sử dụng “Thư lưu ký”
Một số lỗi phổ biến khi dùng cụm từ “thư lưu ký”:
Trường hợp 1: Nhầm “thư lưu ký” với “lưu ký chứng khoán” (ký gửi chứng khoán tại ngân hàng).
Cách dùng đúng: “Thư lưu ký” chỉ dùng cho văn bản hành chính, không dùng trong lĩnh vực tài chính.
Trường hợp 2: Viết sai thành “thư lưu kí” hoặc “thư lưu kỳ”.
Cách dùng đúng: Viết đúng là “thư lưu ký” với dấu sắc.
“Thư lưu ký”: Từ trái nghĩa và đồng nghĩa
Dưới đây là bảng tổng hợp các từ đồng nghĩa và trái nghĩa với “thư lưu ký”:
| Từ Đồng Nghĩa | Từ Trái Nghĩa |
|---|---|
| Bản lưu | Văn bản hủy |
| Văn bản lưu trữ | Tài liệu tiêu hủy |
| Hồ sơ lưu | Bản nháp |
| Bản gốc lưu | Văn bản tạm |
| Công văn lưu | Tài liệu loại bỏ |
| Tài liệu lưu trữ | Văn bản hết hiệu lực |
Kết luận
Thư lưu ký là gì? Tóm lại, thư lưu ký là bản văn bản đã ký được lưu giữ trong hồ sơ cơ quan để tra cứu và làm bằng chứng pháp lý. Hiểu đúng “thư lưu ký” giúp bạn thực hiện công tác văn thư lưu trữ chính xác và chuyên nghiệp hơn.
