Hồ sơ là gì? 📁 Ý nghĩa và cách hiểu Hồ sơ

Hồ sơ là gì? Hồ sơ là tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một người, một sự việc hoặc một vấn đề cụ thể, được lập trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đây là thuật ngữ quen thuộc trong công tác văn phòng và quản lý hành chính. Cùng tìm hiểu nguồn gốc, ý nghĩa và cách sử dụng từ “hồ sơ” trong tiếng Việt nhé!

Hồ sơ nghĩa là gì?

Hồ sơ là một tập tài liệu có mối liên hệ với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đây là định nghĩa theo Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011.

Trong công tác hành chính: Hồ sơ là căn cứ pháp lý để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo quy định. Ví dụ: hồ sơ vụ án, hồ sơ dự án, hồ sơ công trình.

Trong quản lý nhân sự: Hồ sơ nhân sự là tập tài liệu liên quan đến một cá nhân cụ thể như hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ sinh viên.

Trong đời sống số: “Hồ sơ” còn được dùng để chỉ trang cá nhân (profile) trên mạng xã hội như hồ sơ Facebook, hồ sơ LinkedIn.

Nguồn gốc và xuất xứ của “Hồ sơ”

Từ “hồ sơ” là từ Hán-Việt, trong đó “hồ” (戶) nghĩa là cửa, nhà và “sơ” (疏) nghĩa là ghi chép, trình bày. Ban đầu, từ này chỉ bản ghi chép về hộ khẩu, sau mở rộng nghĩa thành tập tài liệu ghi chép về một đối tượng.

Sử dụng từ “hồ sơ” khi nói về tập tài liệu được lập một cách có hệ thống, liên quan đến một người, một vụ việc hoặc một vấn đề cụ thể trong công việc và đời sống.

Hồ sơ sử dụng trong trường hợp nào?

Từ “hồ sơ” được dùng trong công tác văn phòng, quản lý hành chính, tố tụng pháp luật, tuyển dụng nhân sự, xin học, xin việc và các thủ tục giấy tờ khác.

Các ví dụ, trường hợp và ngữ cảnh sử dụng “Hồ sơ”

Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng từ “hồ sơ” trong các ngữ cảnh khác nhau:

Ví dụ 1: “Tôi cần nộp hồ sơ xin việc trước ngày 30 tháng này.”

Phân tích: Chỉ tập tài liệu gồm CV, bằng cấp, chứng chỉ để ứng tuyển vào công ty.

Ví dụ 2: “Công an đang nghiên cứu hồ sơ vụ án để tìm ra thủ phạm.”

Phân tích: Chỉ tập tài liệu pháp lý liên quan đến một vụ án hình sự.

Ví dụ 3: “Hồ sơ cán bộ phải được bảo quản cẩn thận và bảo mật.”

Phân tích: Chỉ hồ sơ nhân sự chứa thông tin cá nhân của cán bộ, công chức.

Ví dụ 4: “Bạn đã cập nhật hồ sơ LinkedIn của mình chưa?”

Phân tích: Chỉ trang thông tin cá nhân (profile) trên mạng xã hội nghề nghiệp.

Ví dụ 5: “Hồ sơ dự thầu phải nộp đúng hạn theo quy định.”

Phân tích: Chỉ tập tài liệu của nhà thầu gửi đến chủ đầu tư để tham gia đấu thầu.

Từ đồng nghĩa và trái nghĩa với “Hồ sơ”

Dưới đây là bảng tổng hợp các từ đồng nghĩa và trái nghĩa với “hồ sơ”:

Dịch “Hồ sơ” sang các ngôn ngữ

Kết luận

Hồ sơ là gì? Tóm lại, hồ sơ là tập hợp tài liệu có hệ thống về một người, sự việc hay vấn đề cụ thể, đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính và đời sống. Hiểu đúng từ “hồ sơ” giúp bạn sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp hơn.