Jalankan Rapat Anda Seperti Seorang Profesional - Hindari Delapan Kesalahan Umum Ini
puncak hotel (2019-09-27)
Masalah # 1: Agenda campuran
Orang-orang membuat agenda yang memadukan terlalu banyak jenis kegiatan yang berbeda. Salah satu contoh yang baik dari masalah ini yang saya lihat dengan keteraturan adalah ketika kegiatan strategis dan operasional merupakan bagian dari agenda yang sama. Jenis-jenis aktivitas ini memerlukan jenis pemikiran dan langkah yang sangat berbeda, dan orang sering mengalami kesulitan untuk berpindah dari satu mode ke mode lainnya.
Solusi : Cobalah untuk memecah pertemuan menjadi berbagai jenis dan memiliki agenda yang konsisten. Jika Anda memiliki rapat yang lebih lama, pisahkan rapat menjadi beberapa segmen dan berikan waktu transisi. Misalnya, ketika mengadakan pertemuan yang berfokus pada strategi, atur agenda seputar waktu istirahat, waktu untuk brainstorming dan diskusi terbuka. Anda mungkin fokus hanya pada beberapa poin atau masalah untuk membuat orang berpikir kreatif. Jenis pertemuan ini sangat berbeda dari tinjauan operasi di mana Anda pada dasarnya meninjau hasil dan masalah.
Masalah: # 2: Agenda yang tidak realistis
Dalam skenario ini, orang-orang mengatur agenda yang mencoba mencapai terlalu banyak. Jumlah aktual waktu yang diperlukan untuk melakukan sesuatu tidak dihitung secara akurat dan mewakili angan-angan. Hasilnya adalah agenda dan rapat yang belum selesai yang secara kronis berjalan melebihi waktu yang dijadwalkan.
Solusi : Dapatkan beberapa sudut pandang dari peserta sebelum pertemuan untuk mendapatkan perkiraan waktu yang dibutuhkan per masalah. Pastikan untuk mengenali bahwa aktivitas yang berbeda memerlukan langkah yang berbeda. Menjadwalkan aktivitas curah pendapat dalam kerangka waktu tinjauan proyek tidak akan berhasil. Kelola slot waktu yang diberikan secara agresif. Identifikasi orang-orang yang secara konsisten berlari dari waktu ke waktu dan latih mereka tentang bagaimana mengatur waktu mereka dengan lebih efektif. Jika Anda bekerja dengan tim dari waktu ke waktu, Anda harus bisa merasakan kecepatan langkah tim. Tetapkan agenda sesuai langkah mereka, bukan milik Anda. Akhirnya, Anda dapat memotong agenda yang diusulkan menjadi dua. Tidak ada yang akan mengeluh tentang keluar lebih awal.
Masalah # 3: Kurangnya kesadaran tentang biaya sebenarnya dari sebuah rapat
Jika peserta adalah sesama karyawan, biaya aktual mereka sering diterima begitu saja. Kami hanya tidak memikirkan rekan kerja kami dalam hal biaya. Kami juga bekerja di bawah beberapa asumsi yang salah tentang berapa biaya sebenarnya karyawan per jam yang berkontribusi terhadap penggunaan waktu yang tidak efisien. Hasilnya adalah bahwa perusahaan membuang jutaan dolar per tahun untuk pertemuan tidak produktif.
Solusi : Sebagai aturan praktis, sebagian besar industri dapat berharap bahwa untuk manajer tingkat menengah ke atas, menambahkan 100% dari gaji mereka lebih akurat mencerminkan biaya sebenarnya dari seorang karyawan (Doerr, 12/09). Berdasarkan asumsi itu, total biaya karyawan $ 100.000 per tahun adalah sekitar $ 200.000 per tahun atau sekitar $ 96,00 per jam (52 minggu kali 40 jam per minggu = 2.080 jam per tahun. Jika Anda memiliki 10 orang dalam kisaran gaji ini dalam dua jam panjang) rapat, Anda baru saja menghabiskan waktu karyawan senilai $ 1.920. Anda dapat memperketat disiplin rapat dalam organisasi Anda dengan menggunakan kalkulator biaya untuk mengukur biaya sebenarnya dari rapat. Kemudian mengevaluasi apakah agenda tersebut membenarkan ROInya atau tidak. Jika perhitungan bukan investasi yang baik, batalkan rapat atau perbaiki agenda untuk meningkatkan pengembaliannya.
Masalah # 4: Perilaku buruk peserta
Tidak siap, berharap untuk dididik dalam pertemuan, mengganggu, atau berharap dihibur adalah semua bentuk perilaku buruk peserta. Mengelola rapat menjadi lebih sulit ketika jenis perilaku ini hadir.
Solusi : Mengevaluasi bagaimana perilaku ini bisa ditoleransi. Tentukan apa yang Anda lakukan yang mungkin berkontribusi pada perilaku (yaitu, tidak mendistribusikan informasi sebelumnya sehingga orang dapat memeriksanya) dan mengubahnya. Bawa ke perhatian individu yang memperlihatkan perilaku yang menunjukkan perilaku tidak efektif selama pertemuan aktual atau segera sesudahnya. Beri mereka umpan balik yang jelas tentang bagaimana Anda ingin melihat perubahan perilaku mereka. Lampirkan konsekuensi pada perilaku untuk mendorong kepemilikan dan partisipasi positif.
Masalah # 5: Disiplin menurun seiring waktu
Apa yang tadinya merupakan pertemuan yang terorganisir dengan baik, menjadi lebih buruk seiring waktu. Orang-orang mulai mengambil jalan pintas dan disiplin pertemuan semakin buruk. Kelelahan memenuhi pertemuan dan pemimpin memiliki waktu lebih sulit untuk membuat orang hadir. Orang semakin mempertanyakan tujuan pertemuan.
Solusi : Ini adalah contoh yang jelas dari pertemuan yang perlu direvitalisasi atau dihentikan. Jika masalah yang mendorong pembentukan awal pertemuan masih aktif, lihat menyegarkan keanggotaan untuk mendapatkan perspektif baru. Lihatlah mentransfer kepemimpinan rapat kepada orang lain. Mengadakan audit rapat pertemuan berkala untuk mendapatkan umpan balik dari para peserta tentang tujuan rapat, bagaimana pelaksanaannya, dan bagaimana menjadikannya lebih baik akan membantu rapat mempertahankan momentumnya.
Masalah # 6: Rapat mengambil kehidupan sendiri
Kami pandai memulai rapat tetapi tidak mengakhirinya. Mereka menjadi kebiasaan dan piagam mereka dapat menyusup ke area lain di luar ruang lingkup aslinya. Anggota baru menggantikan anggota asli dan masih terus bersama chugs. Pada titik tertentu menjadi sulit untuk mengingat siapa yang memulai pertemuan dan apa yang seharusnya dilakukan. Sebagai konsekuensinya, pertemuan menumpuk seperti beban pada anjing, akhirnya menurunkan produktivitas ke tingkat yang berbahaya.
Solusi : Saya telah menemukan bahwa dua disiplin pertemuan dasar bermanfaat dalam memerangi masalah ini. Pertama, melembagakan aturan yang pada dasarnya mengatakan bahwa untuk setiap pertemuan yang dimulai, kebutuhan lain harus diakhiri. Ini akan memaksa orang untuk lebih mendiskriminasi tentang pertemuan yang mereka mulai dan akan memberi tekanan pada pertemuan yang ada untuk menjadi berguna. Aturan kedua adalah bahwa setiap pertemuan harus memiliki tanggal akhir / evaluasi. Jangan biarkan rapat berakhir terbuka, alih-alih tetapkan tanggal penutupan di awal. Kelola rapat hingga tanggal tersebut. Rapat selalu dapat dipulihkan jika ada permintaan untuk itu. Untuk pertemuan yang benar-benar sedang berlangsung atau diamanatkan (yaitu, keselamatan, ulasan manajemen) menetapkan tanggal evaluasi di mana efektivitas keseluruhan pertemuan dinilai. Pastikan untuk mengevaluasi rapat setidaknya setiap tahun.
Masalah # 7: Kurangnya kontinuitas antara pertemuan
Rapat dipandang sebagai peristiwa terisolasi yang tidak terhubung dengan aliran pekerjaan. Percakapan tidak terjadi tentang tema pertemuan antara pertemuan.
Solusi : Rapat harus dilihat sebagai bagian dari percakapan menyeluruh tentang suatu masalah, bukan sebagai satu-satunya tempat di mana diskusi tentang masalah tersebut terjadi. Saat Anda mengelola rapat, pikirkan kegiatan dan tindakan yang dapat Anda mendorong anggota untuk terlibat di antara pertemuan. Tetapkan tindakan, buat pekerjaan rumah, atur pertemuan informal dengan himpunan bagian dari keanggotaan, dan poskan komunikasi tentang kegiatan rapat setelah selesai. Imbaulah anggota untuk berinteraksi secara langsung untuk menyelesaikan masalah alih-alih menunggu pertemuan untuk menyelesaikannya.
Masalah # 8: Tidak ada waktu transit yang diizinkan antara pertemuan
Ketika kembali ke belakang rapat dijadwalkan, seringkali tidak ada waktu yang diizinkan untuk sampai ke pertemuan berikutnya tepat waktu. Masalahnya adalah bola salju saat hari berlangsung dan Anda semakin maju nanti. Rapat menjelang akhir hari akhirnya memiliki masalah kehadiran terburuk. Sebagian ini merupakan masalah karena perangkat lunak penjadwalan (yaitu, Outlook®), yang hanya memungkinkan hal-hal dijadwalkan pada jam atau setengah jam.
Solusi : Salah satu cara yang sangat sederhana untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengatur semua pertemuan ke siklus 50 menit. Ini memungkinkan waktu transit dan transisi.
Tujuan utama seorang pemimpin untuk memiliki pertemuan adalah bahwa mereka dipandang berguna, produktif, dan menarik. Dengan memastikan orang melihat bahwa waktu mereka dihormati dan dihargai, dan hasil nyata terjadi, pemimpin menciptakan lingkungan di mana orang ingin menghadiri pertemuan, bukan takut.
https://www.cilotoindahpermai.co.id/
https://www.linkedin.com/pulse/11-tips-tidur-terbukti-untuk-membantu-anda-dengan-baik-mie-ayam
https://kask.us/iCpe7
https://medium.com/@mieayammedan95/lima-cara-untuk-mengarahkan-pendapatan-tambahan-ke-hotel-anda-ciloto-indah-permai-23c04c808307?sk=b903556758189b55ef3291729ebd1219
https://speakerdeck.com/hotelcilotoindahpermaipuncak
https://sites.google.com/view/hotelcilotoindahpermaipuncak/beranda
https://profiles.wordpress.org/nirmalaratimanjari/
https://medium.com/@hotelcilotoindahpermai
https://medium.com/@hotelcilotoindahpermai/green-hotels-and-resorts-ciloto-indah-permai-9b0b3d54d6a5?sk=afe717825f14195c629767869ea1cf1f
https://www.flickr.com/photos/183645439@N06/48571566081/in/dateposted-public/
https://id.quora.com/Manakah-tempat-yang-akan-kamu-pilih-jika-ke-puncak-menginap-di-hotel-atau-wisma-biasa
https://disqus.com/by/cilotoindahpermai/
https://id.pinterest.com/cilotoindahpermai/
https://www.academia.edu/40115181/Spa_Hotel_dan_Resor_-Tujuan_Kesehatan_Utama
https://www.scribd.com/document/422316844/Pentingnya-Layanan-Internet-Dalam-Kamar-Untuk-Hotel-Dan-Resor
http://cilotoindahpermai.mystrikingly.com/
https://cilotoindahpermai.hatenablog.com/
https://www.etsy.com/sg-en/people/ditdhv33?ref=hdr_user_menu
https://www.indiegogo.com/individuals/22304640
https://www.wattpad.com/user/cilotoindahpermai
https://www.mixcloud.com/hotelcilotoindahpermai/